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Las autoridades públicas prestarán sus servicios por medios digitales y mediante trabajo en casa por causa del Coronavirus COVID-19

 Debido a la crisis sanitaria surgida por causa del coronavirus COVID-19, es necesario que en Colombia se expidan normas que permitan realizar actuaciones judiciales y administrativas mediante la utilización de medios tecnológicos.

Antes de seguir con dicho tema, se debe aclarar que en nuestro país se declaró el Estado de Emergencia con el fin de hacer frente a la crisis sanitaria que surgió por causa del coronavirus.

Así pues, el propósito de dicha medida consiste en limitar las posibilidades de propagación del virus, proteger la salud de las personas y de los servidores públicos que los atienden.

En este sentido, se deben adoptar medidas pertinentes con el objeto de garantizar la prestación de los servicios públicos de:

  • Justicia
  • Notariado y Registro
  • Defensa Jurídica del Estado
  • Atención en salud en el sistema penitenciario y carcelario

De igual manera, se deben tomar medidas para ampliar o suspender los términos cuando el servicio no se pueda prestar de forma presencial o virtual, lo anterior, sin afectar derechos fundamentales ni servicios públicos esenciales.

Ahora bien, los métodos alternativos de resolución de conflictos constituyen una herramienta eficaz, eficiente y económica para garantizar el acceso a la justicia de la población colombiana, entre los cuales se encuentran:

  • La conciliación
  • El procedimiento de insolvencia de persona natural no comerciante.
  • El arbitraje.
  • La amigable composición.

Por consiguiente, se hace necesario disponer la posibilidad de suspender los términos de estos procesos cuando las circunstancias lo ameriten y dictar medidas para la prestación de los respectivos servicios, promoviendo la utilización de medios tecnológicos y los servicios virtuales.

Ámbito de aplicación

Las medidas que se van a presentar aplican a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos, e independientes del Estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.

Objeto de las medidas

Que las autoridades cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico.

Prestación de los servicios a cargo de las autoridades

Para acatar el aislamiento social las autoridades relacionadas en el ámbito de aplicación velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Por lo tanto, las autoridades darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán para el registro y respuesta de las peticiones.

Ahora bien, en aquellos eventos en que no se cuente con los medios tecnológicos para prestar el servicio en los términos indicados, las autoridades deberán prestar el servicio de forma presencial.

No obstante, por razones sanitarias, las autoridades podrán ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmente, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.

Conviene aclarar que la suspensión de la prestación del servicio presencial no puede ser mayor a la duración de la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud.

Adicionalmente, en ningún caso, los servidores públicos y contratistas del Estado que adelanten actividades que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado podrán suspender la prestación de los servicios de forma presencial.

En consecuencia, las autoridades deberán suministrar las condiciones de salubridad necesarias para la prestación del servicio presencial.

Notificación o comunicación de actos administrativos

La notificación o comunicación de actos administrativos se hará por medios electrónicos mientras dure la Emergencia Sanitaria.

A tal efecto, en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.

En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición de estas medidas, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones.

Igualmente, las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el anterior párrafo.

Requisitos del mensaje que se envíe al administrado:

  • Indicar el acto administrativo que se notifica o comunica.
  • Contener copia electrónica del acto administrativo.
  • Los recursos que legalmente proceden.
  • Las autoridades ante quienes deben interponerse los recursos.
  • Los plazos para interponerlos.

Por consiguiente, la notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.

De otra parte, si la notificación o comunicación no puede hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011.

Sin embargo, lo dicho en líneas precedentes no aplica para la notificación de los actos de inscripción o registro regulada en el art. 70 del CPACA.

Ampliación de términos para atender las peticiones

 Se ampliarán los plazos señalados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 para las peticiones que se encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, así:

  • Toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción, salvo norma especial.

Tendrá un término especial la resolución de las siguientes peticiones:

  • Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción.
  • Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción.

Si excepcionalmente no se puede resolver la petición en los plazos antes señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del plazo señalado en el presente artículo expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto en líneas previas.

En los demás aspectos se aplicará lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011. Lo regulado en este acápite no aplica a las peticiones relativas a la efectividad de otros derechos fundamentales.

Suspensión de términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa

Las autoridades mencionadas en el ámbito de aplicación, por razón del servicio y como consecuencia de la emergencia, podrán suspender, mediante acto administrativo, los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa.

Dicha suspensión afectará todos los términos legales, incluidos aquellos establecidos en términos de meses o años.

Así mismo, la suspensión de los términos se podrá hacer de manera parcial o total en algunas actuaciones o en todas, o en algunos trámites o en todos, sea que los servicios se presten de manera presencial o virtual.

Por demás, los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales se reanudarán a partil del día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud.

Durante el término que dure la suspensión y hasta el momento que se reanuden las actuaciones no correrán los términos de:

  • Caducidad
  • Prescripción
  • Firmeza

De forma similar, la suspensión de términos a que se refiere el presente artículo también aplicará para el pago de sentencias judiciales.

También podrán suspender los términos en el marco señalado en este acápite los Fondos de Cuenta sin Personería Jurídica adscritos a los ministerios, que manejen recursos de seguridad social y que sean administrados a través de contratos fiduciarios.

Para este último caso, durante el tiempo que dure la suspensión no correrán los términos establecidos en la normatividad vigente para la atención de las prestaciones y en consecuencia no se causarán intereses de mora.

Conviene resaltar que lo expuesto en este presente acápite no aplica a las actuaciones administrativas o jurisdiccionales relativas a la efectividad de derechos fundamentales.

Reconocimiento y pago en materia pensional

Para el reconocimiento en materia pensional y en aquellos casos en los que la normativa aplicable exija documento original o copia auténtica, bastará con la remisión de la copia simple de los documentos por vía electrónica.

No obstante, cuando se supere la Emergencia Sanitaria el solicitante dispondrá de un plazo de tres (3) meses para allegar la documentación en los términos establecidos en las normas que regulan la materia.

A su vez, durante la Emergencia Sanitaria no se exigirá el requisito de acreditación del certificado de invalidez para efectos del pago de las mesadas pensionales de invalidez de los pensionados y beneficiarios del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales -FOMAG-.

Ampliación de la vigencia de permisos, autorizaciones, certificados y licencias

Cuando un permiso, autorización, certificado o licencia venza durante el término de vigencia de la Emergencia Sanitaria y cuyo trámite de renovación no pueda ser realizado con ocasión de las medidas adoptadas para conjurarla, se entenderá prorrogado automáticamente el permiso, autorización, certificado y licencia hasta un mes (1) más contado a partir de la superación de la Emergencia.

Superada la Emergencia Sanitaria el titular del permiso, autorización, certificado o licencia, deberá realizar el trámite ordinario para su renovación.

Conciliaciones no presenciales ante la Procuraduría General de la Nación

En la radicación de solicitudes de convocatoria y en el trámite de las conciliaciones que sean de competencia de la Procuraduría General de la Nación, se promoverán y privilegiarán los procedimientos no presenciales, para lo cual se acudirá a las tecnologías de la comunicación y la información.

En este sentido, los acuerdos conciliatorios gestionados mediante audiencias no presenciales se perfeccionarán a través de los medios electrónicos utilizados o mediante el uso de correos electrónicos simultáneos o sucesivos.

Con lo anterior, el procurador de conocimiento suscribirá el acta en la que certificará los acuerdos alcanzados o emitirá las constancias, según corresponda y cuando sea necesario las remitirá para aprobación a la autoridad judicial competente.

Por su parte, el Procurador General de la Nación de acuerdo con la valoración de las circunstancias específicas de salubridad y capacidad institucional podrá suspender la radicación y/o el trámite de solicitudes de convocatoria de conciliaciones en materia civil, de familia y comercial que se lleven a cabo en los centros de conciliación de la Procuraduría General de la Nación a nivel nacional, así como de la conciliación extrajudicial en materia contencioso administrativo adelantada por los agentes del Ministerio Público.

En el evento en que se suspenda la posibilidad de radicación de solicitudes de convocatoria de conciliaciones, no correrá el término de prescripción o caducidad de las acciones o de los medios control, respectivamente, hasta el momento en que se reanude la posibilidad de radicación o gestión de solicitudes.

De manera particular, se modificó el plazo para el trámite de las conciliaciones extrajudiciales en materia civil, de familia, comercial y de lo contencioso administrativo a cargo de la Procuraduría General de la Nación, el cual será de cinco (5) meses.

Ahora bien, presentada copia de la solicitud de convocatoria de conciliación extrajudicial en asuntos contencioso administrativos ante la entidad convocada, el Comité de Conciliación contará con treinta (30) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión.

De forma paralela, los términos previstos en este acápite serán aplicables también a las solicitudes de convocatoria de conciliación extrajudicial radicadas con antelación a la vigencia de las presentes medidas y que aún se encuentren en trámite al momento de la expedición de las mismas.

De igual manera, lo dispuesto en el presente acápite tendrá vigencia hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Gobierno Nacional.

Continuidad de los servicios de arbitraje, conciliación y otros mecanismos de resolución de conflictos por medios virtuales

A fin de mantener la continuidad en la prestación de los servicios de justicia alternativa, los procesos arbitrales y los trámites de conciliación extrajudicial, amigable composición y procedimientos de insolvencia de persona natural no comerciante se adelantarán mediante el uso de tecnologías de la comunicación y la información.

A tal efecto, las instrucciones administrativas para estos fines serán impartidas por los centros de arbitraje y conciliación y las entidades públicas en las que se tramiten, según el caso.

Dichas entidades públicas y centros pondrán a disposición de las partes y apoderados, árbitros, conciliadores, amigables componedores los medios electrónicos y virtuales necesarios para el recibo de documentos y de realización de reuniones y audiencias.

A su vez, se podrán habilitar direcciones electrónicas para el recibo de demandas arbitrales, solicitudes de conciliación extrajudicial, amigable composición, insolvencia de persona natural no comerciante, y cualquier documento relacionado con los procesos o trámites de éstos.

De igual manera, también se podrán enviar por vía electrónica comunicaciones y notificaciones; y adelantar virtualmente todo tipo de reuniones y audiencias en cualquier etapa del proceso arbitral, del trámite conciliatorio, de amigable composición o de insolvencia de persona natural no comerciante.

Para lo anterior, en caso de no contar con la tecnología suficiente para hacerlo, el centro o entidad pública podrá celebrar convenios con otros centros o entidades para la realización e impulso de las actuaciones, procesos y trámites.

En este orden de ideas, las partes en los trámites conciliatorios, y los deudores y sus acreedores en los de insolvencia de persona natural no comerciante, podrán manifestar su aceptación a través de cualquier mensaje de datos u otro medio idóneo que permita registrar su voluntad de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999.

En adición, el plazo para el trámite de las conciliaciones extrajudiciales, a cargo de los servidores públicos habilitados para conciliar y de los centros de conciliación públicos y privados autorizados, será de cinco (5) meses.

En lo que respecta al arbitraje, el término previsto en el artículo 10 de la Ley 1563 de 2012 será de ocho (8) meses; y el término para solicitar la suspensión del proceso no podrá exceder de ciento cincuenta (150) días.

Ahora bien, los tribunales arbitrales no podrán suspender las actuaciones ni los procesos, a menos que exista imposibilidad técnica de adelantarlos por los medios electrónicos o virtuales señalados y una de las partes lo proponga.

En cambio, para los procesos de insolvencia de persona natural no comerciante, durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, se suspende el plazo previsto en el artículo 544 de la Ley 1564 de 2012 y se faculta al conciliador para que, mediante decisión motivada, suspenda dicho trámite.

Las reglas y facultades previstas en los incisos anteriores serán aplicables también, si iniciaron con antelación a la vigencia de las presentes medidas, a los trámites de:

  • Conciliación
  • Insolvencia de persona natural no comerciante
  • Amigable composición
  • Arbitraje

Un aspecto importante a destacar es que durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria no correrán los términos de prescripción o caducidad de las acciones.

Cabe agregar que los centros de arbitraje y conciliación y las entidades públicas competentes, con el concurso de los conciliadores y los secretarios de tribunales o páneles, según el caso, deben:

  • Conformar expedientes electrónicos a los que accederán las partes, los árbitros y secretarios, los conciliadores y amigables componedores a fin de facilitar el impulso de los trámites y procesos y adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y autenticidad de la información.

Finalmente, no se podrá adelantar ninguno de los trámites previstos en este artículo si alguna de las partes se muestra en imposibilidad para comparecer a las audiencias virtuales, o aportar pruebas, soportes y anexos, y así lo determina el tribunal arbitral, el amigable componedor o el conciliador.

Firmas de actos, providencias y decisiones

Las autoridades mencionadas en el ámbito de aplicación, cuando no cuentes con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios.

En consecuencia, cada autoridad será responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio.

Reuniones no presenciales en los órganos colegiados de las ramas del poder público

Los órganos, corporaciones, salas, juntas o consejos colegiados, de todas las ramas del poder público y en todos los órdenes territoriales, podrán realizar sesiones no presenciales cuando por cualquier medio sus miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva.

 En el último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.

A su vez, las convocatorias deberán realizarse de conformidad con los respectivos reglamentos y garantizar el acceso a la información y documentación requeridas para la deliberación.

Igualmente, las decisiones deberán adoptarse conforme a las reglas de decisión previstas en los respectivos reglamentos, de todo lo cual deberá quedar constancia en las actas correspondientes a dichas sesiones, cuya custodia estará a cargo de sus secretarios.

Excepto los asuntos y deliberaciones sujetas a reserva, como las de los órganos colegiados de la rama judicial, las sesiones no presenciales deberán ser públicas, para lo cual se deberá utilizar únicamente los medios o canales habilitados para el efecto en el reglamento.

En todo caso, lo dispuesto en el presente acápite tendrá vigencia hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria.

Facultad para ampliar el período institucional de gerentes o directores de las Empresas Sociales del Estado

 Los gobernadores y alcaldes podrán ampliar, por un término de 30 días, el período institucional de los gerentes o directores de Empresas Sociales del Estado que termina en el mes de marzo de 2020.

No obstante, si el alcalde o gobernador no amplia el período, deberá proceder a nombrar al gerente o director.

En este sentido, si deciden ampliar el período, una vez finalizados los 30 días a que se refiere el inciso anterior, el alcalde o gobernador nombrará el nuevo gerente o director.

Por otra parte, el período institucional del nuevo gerente o director iniciará con la posesión y culminará tres (3) meses después del inicio del período constitucional del gobernador o del alcalde respectivo.

Aplazamiento de los procesos de selección en curso

Mientras dura la Emergencia Sanitaria, para garantizar la participación en los concursos sin discriminación de ninguna índole, evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social, se aplazarán los procesos de selección que actualmente se estén adelantando.

Especialmente aquellos que sean para proveer empleos de carrera del régimen general, especial constitucional o específico, que se encuentren en la etapa de reclutamiento o de aplicación de pruebas.

Por su parte, las autoridades competentes deberán reanudar dichos procesos una vez se supere la Emergencia Sanitaria.

En el evento en que el proceso de selección tenga listas de elegibles en firme se efectuarán los nombramientos y las posesiones en los términos y condiciones señalados en la normatividad vigente aplicable a la materia.

Así las cosas, la notificación del nombramiento y el acto de posesión se podrán realizar haciendo uso de medios electrónicos.

Conviene destacar que durante el período que dure la Emergencia Sanitaria estos servidores públicos estarán en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

Prestación de servicios durante el período de aislamiento preventivo obligatorio

Durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las autoridades dispondrán las medidas necesarias para que los servidores públicos y docentes ocasionales o de hora cátedra de instituciones de educación superior públicas cumplan sus funciones mediante la modalidad de trabajo en casa, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

En ningún momento la declaratoria de Emergencia Económica y Sanitaria se podrán suspender la remuneración mensual o los honorarios a los que tienen derecho los servidores públicos o docentes ocasionales o de hora cátedra de instituciones de educación superior pública, respectivamente.

De otra parte, cuando las funciones que desempeña un servidor público, un docente ocasional o de hora cátedra no puedan desarrollarse mediante el trabajo en casa, las autoridades competentes podrán disponer que, durante la Emergencia Sanitaria, y excepcionalmente, éstos ejecuten desde su casa actividades similares o equivalentes a la naturaleza del cargo que desempeñan.

Actividades que cumplen los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

Durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las personas naturales vinculadas a las entidades públicas mediante contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, continuarán desarrollándolos mediante trabajo en casa y haciendo uso de las TIC.

Por otra parte, aquellos contratistas cuyas obligaciones sólo se puedan realizar de manera presencial, continuarán percibiendo el valor de los honorarios durante el período de aislamiento, previa verificación por parte del supervisor de la cotización al Sistema General de Seguridad Social.

Lo anterior, sin perjuicio de que una vez superados los hechos que dieron lugar a la Emergencia Sanitaria cumplan con su objeto y obligaciones en los términos pactados en sus contratos.

De manera particular, la declaratoria de Emergencia Económica y Sanitaria, así como las medidas que se adopten en desarrollo de las mismas no constituyen causal para terminar o suspender unilateralmente los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión celebrados con el Estado.

Así pues, para la recepción, trámite y pago de los honorarios de los contratistas, las entidades del Estado deberán habilitar mecanismos electrónicos.

Contratos de prestación de servicios administrativos

Los contratos de prestación de servicios administrativos, suscritos por personas jurídicas con entidades públicas, cuyo objeto sea la prestación del servicio de vigilancia, aseo, y/o cafetería, transporte y demás servicios de esta naturaleza no serán suspendidos mientras dure el aislamiento preventivo obligatorio.

Ahora bien, para que se efectúe el pago a las empresas contratistas éstas deberán certificar el pago de nómina y seguridad social a los empleados que se encuentren vinculados al inicio de la Emergencia Sanitaria.

Por lo tanto, para la recepción, trámite y pago de facturas y cuentas de cobro, las entidades del Estado deberán habilitar mecanismos electrónicos.

Reportes a las Aseguradoras de Riesgos Laborales

Las autoridades deberán reportar a las respectivas ARL la lista de los servidores públicos y contratistas que durante el período de aislamiento preventivo obligatorio presenten sus servicios a través de teletrabajo o trabajo en casa.

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